Sovint les institucions necessiten assessorament i ajuda en la implementació de l’estratègia documental adequada.
Nubilum és una empresa dedicada a l’assessoria en gestió documental. Són experts en consultoria i implementació de polítiques i serveis per a arxius, biblioteques i museus
Quines són algunes de les tasques que s’han de realitzar per a una bona gestió de la documentació?
Definició i implementació de polítiques documentals
Tant les empreses públiques com les privades necessiten gestionar la seva documentació i informació per tal garantir la integració del coneixement, preservar-lo i fer-lo accessible.
La gestió del coneixement és decisiva per a obtenir uns bons resultats en qualsevol àmbit de l’organització.
Una bona gestió de la informació es tradueix en:
- Localització ràpida i amb fluïdesa de la informació
- Control efectiu de les dades sense pèrdues
- Minimització dels esforços per a la seva recuperació, emmagatzematge, preservació i accés
Cada institució té unes necessitats i unes peculiaritats concretes. És per això que els experts de Nubilum analitzen la situació actual en cada cas i proposen diferents plans de millora que s’adeqüin als objectius que es volen assolir.
Les actuacions poden suposar la reorganització de serveis, la millora del programari, l’adequació de l’espai i recursos físics, etc. En resum, es proposa l’adaptació del sistema de treball per tal d’aconseguir uns resultats òptims.
Normalització i estandardització de metadades
La desorganització de la informació pot resultar un greu problema en la gestió diària de les organitzacions. Una bona descripció de la documentació és de vital importància per poder accedir a la informació.
A Nubilum se segueixen els estàndards internacionals tant tecnològics com terminològics per aconseguir aquest objectiu.
La normalització de metadades consisteix en establir la manera de descriure i completar les fitxes d’informació utilitzant esquemes estàndards a nivell internacional que permetin la interoperabilitat de dades.
Parlem de com estan estructurades les dades a nivell intern. Això és essencial per la sincronització de les dades entre entorns diferents, aplicacions, dispositius, etc.
Amb la normalització i estandardització de metadades aconseguirem:
- Cercar la informar i obtenir els resultats esperats
- Poder traspassar les dades a diferents aplicacions sense perdre informació i/o que no suposi un esforç massa elevat
Nubilum considera com a factors essencials per a l’èxit el treball en equip i amb els millors professionals, guiant-se pels principis de confiança, transparència i confidencialitat.
